Projectmanagement

Tijdens het vak Projectmanagement heb ik het ontwerpproces ge&evalueerd middels de Project's Eleven-interventies en heb ik een Projectplan opgesteld voor mijn droomproject.

Project's Eleven

Project's Eleven is een methode om in rustige perioden van een project op 11 stuurinstrumenten - interventies genaamd - te reflecteren. Dit helpt om op latere, stressvolle momenten de kalmte en richting te bewaren. Deze 11 interventies zijn:

1. Gedeelde waarden
2. (Het hogere) projectdoel
3. Projectvisie
4. Ontwikkelingsbenadering
5. Vertrouwen
6. Leiderschap
7. Zelforganisatie
8. Creativiteit
9. Gebruikersparticipatie
10. Dialoog met belanghebbenden
11. Resultaat

Stepping stone

Ik heb de belangrijkste conclusies hiervan samengevat en visueel gemaakt in een stepping Stone. Deze is makkelijk deelbaar met de projectgroep en geeft een duidelijk beeld van de huidige stand van zaken.

Conclusie

Dit zijn mijn eigen bevindingen. Ze worden natuurlijk pas waardevol als ik deze met de groep deel en bespreek. Van daaruit kunnen we vaststellen wat aandachtspunten zijn. Uit mijn bevindingen stel ik de volgende aandachtspunten op:

• Intentie afstemmen: wat is ons doel en bereikt onze visie dit?
• We werken prima samen, maar soms hangen we vast op het maken van keuzes. Dit moeten we meer aan specifieke profielen overlaten.
• We hebben een planning. Zijn we het er allemaal mee eens dat dit haalbaar is?
• Hebben we een punt gepland waar we meer met de gebruikers spreken? Vinden we dit allemaal nodig?

Uitkomst

Door deze punten te bespreken, hebben we nieuwe afspraken kunnen maken: elke dag bespreken wat we die dag willen doen en afhebben geeft ons een doel, waardoor we geconcentreerder zijn. Door allemaal profielspecifieke taken op ons te nemen, kunnen we sneller en onderbouwder knopen doorhakken.

Projectplan

In onderstaand project stel ik een concept op dat de gebruiker bewust leert worden van het rouwproces. In dit projectplan deel ik de aanleiding, aanpak en een begin van een eisenpakket. Hiermee geef ik duidelijk kaders voor mezelf die me helpen tijdens het project. Het helpt me om op een later in het project terug te kijken naar de oorsprong van keuzes. Ook maakt het mijn plan deelbaar met toekomstige projectleden.

Achtergrond

Rouw is een vast, intern ontwikkelingsproces. Het afleggen van dit proces is door psychologisch onderzoek vastgelegd. Toch voelt het vaak onbekend en lastig. Het probleem is hierbij dat mensen niet weten dat wat ze voelen normaal is, niet weten hoe het verder moet en of het ooit beter wordt.

Na persoonlijke ervaringen vond ik mijn zoektocht de theorie achter rouwverwerking. Ik realiseerde me dat er nog geen prettige manier is om deze informatie te leren begrijpen. Gebruikers leren over het rouwproces zorgt voor maatschappelijke impact en maakt het project geeft het project relevantie. Verlies is iets dat altijd voorkomt, dus er is geen specifieke urgentie.

Doelstelling

Opdracht

Iedereen maakt in het leven verlies mee. Het verliezen van een belangrijke wedstrijd, tot het verliezen van een dierbaar familielid of huisdier. Dit proces is pijnlijk en soms moeilijk te begrijpen. Hier kunnen gebruikers hulp bij gebruiken.

Dit hulpmiddel moet zorgen voor bewustwording over de stappen en het verloop van het rouwproces. De bewustwording zorgt sneller voor acceptatie tijdens het verwerken van verlies. Door gebruikers te laten interacteren handelen ze zelf, wat bewustwording versterkt. Om het makkelijk deelbaar te maken, heeft de mogelijkheid van dit online kunnen delen de voorkeur. Dit leidt tot de volgende opdracht:

"Creëer een (interactief en online deelbaar) product dat gebruikers helpt bewust te worden van het rouwproces."

Stakeholders

In eerste instantie ben ikzelf de opdrachtgever en de projectgroep. Ik wil met dit project leren en ontdekken hoe ik gestructureerd een project kan leiden en uitvoeren.

Gedurende het project kan ik hulp nodig hebben van andere projectleden, zoals Experience en Content Designers. Zij zullen enthousiast moeten worden van het uitzicht van een maatschappelijk passieproject waarin zij hun eigen rouwproces herkennen en intrinsiek gemotiveerd zijn om mensen te helpen met dit product.

Rouwverwerking past binnen de psychologie. Psychologen kunnen belang hebben bij een product dat hun cliënten helpt bij de bewustwording en verwerking van verlies. Door een product af te leveren dat psychologen goedkeuren, kunnen zij geholpen zijn door dit concept te delen met cliënten.

Zorgverzekeraars kunnen belang hebben bij een product dat de noodzaak aan mentale zorg verlaagt. Zij kunnen later in het project, wanneer het concreter is, wellicht interesse hebben in het financieel steunen van het project.

Een project is niets zonder gebruikers. Deze gebruikers halen iets uit dit project en het resultaat, dus hebben er belang bij. Door gebruikers te betrekken bij dit project, hebben zij invloed op het resultaat, wat het resultaat voor hen relevanter maakt.

Beleid

Projectdoel

Gebruikers helpen het rouwproces te accepteren.

projectvisie

Gebruikers de middelen geven die hen helpen met verlies om te gaan, door het rouwproces te ontdekken en uit deze kennis vertrouwen te putten.

(gedeelde) waarden

Binnen dit project gelden waarden die belangrijk zijn voor het resultaat en voor contact tussen de stakeholders:

• Hulpvaardigheid: elkaar helpen met kennis en begrip, zorgt ervoor dat we samen stap voor stap verder komen.
• Vertrouwen: kennis over verlies komt voort uit pijnlijke verhalen. Om hiermee te kunnen werken, moet er een basis van vertrouwen zijn.
• Ontdekken: Tijdens het ontwikkelproces wordt ontdekt wat het proces inhoudt en hoe dit toegepast kan worden om het doel te bereiken.

Karakteristieken

Originaliteit: ★ ★ ★ ★ ☆

Het project biedt een schat aan kennis over verlies. In de tijd dat ik er naar op zoek was, vond ik niets om dit op een manier mee te krijgen die mij aansprak. Het blijft altijd redelijk braaf en is niet erg intuïtief. Aan de andere kant zijn er al veel oplossingen, dus het onderwerp is al uitgebreid belicht. Ik wil hier toch een eigen draai aan geven.

Complexiteit: ★ ★ ☆ ☆ ☆

Het proces is uitgebreid beschreven, de emoties die hierbij passen ook. Dit biedt handvatten. De opdracht is breed, wat ervoor kan zorgen dat een oplossing complex wordt. Het onderwerp is daarentegen redelijk compact.

Onzekerheid: ★ ★ ★ ☆ ☆

Het is een project dat omgaat met gevoelens die niet leuk zijn. Hoe houd je gebruikers geïnteresseerd en hoe zorg je dat ze blijven om te leren? Deze drijfveer moet uit de gebruikers komen, maar zijn deze voor dit product te porren?

Vaagheid: ★ ★ ★ ★ ☆

Het proces is uitgebreid beschreven, de emoties die hierbij passen ook. Afhankelijk van de richting van het ontwerp kan dit lastiger worden om toe te passen. Inzichten van professionals kunnen kaders geven, maar het blijft een erg brede opdracht.

Tijdsdruk: ★ ★ ☆ ☆ ☆

Er is geen moment waarop het project af moet zijn. Het zal echter ook van belang zijn dat er geen financieel verlies wordt gemaakt. Eventueel loon- en materiaalkosten moeten terugverdiend kunnen worden. Ik stel een planning op om kaders te geven, zodat het project geen jaren in beslag neemt.

Projectgrenzen

Het is lastig grenzen aan te geven bij een creatief project. Het geeft echter veel rust om te weten wanneer het project ten einde is. Hiervoor stel ik een aantal eisen:

• De wens is dat het product dusdanig af moet zijn dat overdraagbaar is aan ontwikkelaars om tot eindproduct te ontwikkelen.
• Het delen met de markt, inzetten, distribueren en verkopen van het project is daarmee geen eis.

(Rand)voorwaarden

Omdat het project erg breed is, is het erg lastig om voorwaarden te stellen. Om het project af te kaderen, gebruik ik de procesfactoren voor een creatief project. Procesfactoren zijn de factoren die als continu proces door het project heen lopen. Hieronder vallen de volgende 6 (TOGKIK-)factoren:

Tijd

Een passieproject heeft vaak geen tijdsdruk. Om te zorgen dat het project toch binnen afgekaderde tijd wordt opgeleverd, neem ik voor dit deel van het project voor in een jaar af te maken. Hierin is ruimte om contact met belanghebbenden, feedbackmomenten met gebruikers en momenten van oplevering van prototypes vast te leggen. Hiermee maak ik de stappen voor mezelf kleiner, wat meer duidelijkheid geeft. Deze planning is hieronder te zien.

Organisatie

Persoonlijke projecten beginnen zonder organisatie. Wanneer het project vaart krijgt en in omvang groeit, kan het zijn dat meer mensen aansluiten. Deze mensen voegen specifieke kennis toe: Content Design, Experience Design, etc. De taken zullen aan de hand van deze krachten worden verdeeld. Dit document biedt hen de handvatten om dezelfde doelen, visie en waarden in het project te steken. Dit zorgt voor intrinsiek gemotiveerde teamleden, wat de noodzaak van hiërarchie en sturing verkleint.

Geld

Een passieproject begint vaak zonder budget en wordt in vrije tijd uitgevoerd. Kosten van het regelen en uitvoeren van gesprekken met stakeholders zijn niet hoog en komen voor mijn kosten. Wanneer extra projectleden aansluiten, kunnen personeels- en materiaalkosten om de hoek kijken.

Kwaliteit

Kwaliteit is vastgelegd in het volgende hoofdstuk: Op te leveren producten en kwaliteitseisen.

Informatie

Informatie uit onderzoek, ontwikkeling van het concept en revisiegeschiedenis wordt opgeslagen op online platformen, met persoonlijke kopieën op de machines van de projectleden. Dit maakt online en onafhankelijk werken mogelijk en makkelijk.

Kennis

Belanghebbenden zoals psychologen kunnen het concept gebruiken voor cliënten die het rouwproces geen plek kunnen geven. Zij kunnen spelenderwijs hun verlies verwerken. Psychologen kunnen bijdragen het kloppend maken van die beleving en toetsen of het past in behandelingen van bijvoorbeeld depressie of angststoornissen als gevolg van verlies.

Gebruikers zijn nodig voor veldonderzoek: hoe wordt verlies ervaren? In een co-creatie sessie kunnen gebruikers worden gevraagd een impressie van een rouwfase te maken. Gebruikers testen prototypes op beleving en het overbrengen van de informatie.

Op te leveren producten en kwaliteitseisen

Product	Productkwaliteitseisen	Benodigde activiteiten	Proceskwaliteit
(overdraagbaar) Eindproduct	Interactief en online deelbaar product dat gebruikers helpt bewust te worden van en leert omgaan met de stappen en het verloop van het rouwproces zodat zij dit leren accepteren	Interview stakeholders, Use-cases bepalen, Requirements opstellen, Prototypes maken & testen, Elementen onderbouwen
Ontwerpdocument	Huisstijlguide, Totstandkoming ontwerpvraag, onderbouwing en verantwoording ontwerp, Overdrachtsdocument	Storyboard, Visueel ontwerp maken, Interactief ontwerp maken	Draft gereviewed door medestudent
Storyboard	Toont rouwproces en manier waarop gebruiker interacteert, Dient als terugkoppeling naar gebruikers en psychologen ter validatie	Use cases bepalen, Concept maken	Gevalideerd met gebruikers en psychologen
prototypes	low, mid en high fidelity prototype	Maken storyboards, Visueel ontwerp maken, Interactief ontwerp maken	Getest met gebruikers op beleving en informatieoverdracht
Onderzoeksdossier	Overzicht van uitgevoerde onderzoeken Onderzoek inzichtelijk maken met Stepping Stones	Interviews met gebruikers, Expert interviews met psychologen	Validatie van methoden en aanpak, Inzichten van de problematiek van gebruikers

Ontwikkelmethoden

Omdat het product nog zo open is ter interpretatie, moet ik eerst uitzoeken hoe de oplossing er uit moet zien. Dit doe ik door stakeholders vroeg en gedurende het hele project hierbij te betrekken en hun behoeften en wensen in kaart te brengen. De Human-Centered Design-focus van Design Thinking leent zich goed deze aanpak.

Binnen Design Thinking zijn er meerdere methoden. De methoden die me aanspraken waren de Stanford-en de Tim Brown IDEO-aanpak. Aangezien ik enkel heb gewerkt met de Stanford-aanpak, voel ik me beter bij die structuur. Ik kan me echter voorstellen dat het in een volgend, soortgelijk project voordelen kan hebben om expliciet te divergeren en convergeren in 3 fases, zoals bij Tim Brown's IDEO. Het verwoorden van Inspiratie, in plaats van Empathize, kan zorgen dat ik in latere iteraties nog dieper onderzoek, wat het project innoverender kan maken.

Stanford

De Stanford-aanpak betekent dat de planning plaatsvindt aan de hand van die 5 fases van Design Thinking, waarbij de iteraties vooralsnog in vaste volgorde worden doorlopen. Dit geeft handvatten aan het proces en maakt het mogelijk te plannen.

Organisatie is voor nu geen probleem, omdat iedereen verantwoordelijk is voor zijn eigen positie. Uitbreiding van het projectteam kan in theorie op elk moment, maar het is makkelijker van hetzelfde punt te vertrekken na een convergerende fase (dus bij aanvang van het prototypen) of bij aanvang van een nieuwe iteratie.

Planning

Om te zorgen dat het project toch binnen afgekaderde tijd wordt opgeleverd, plan het in een jaar. Hiervoor heb ik een planning opgesteld waarin rekening wordt gehouden met contact met belanghebbenden, momenten van oplevering van prototypes en testmomenten met gebruikers.

Projectorganisatie en communicatie

Omdat het een persoonlijk project is, is er in eerst nog geen sprake van interne organisatie of communicatie. Wanneer er meerdere projectleden zijn is communicatie belangrijker. Dit vindt wekelijks plaats op niveau van voortgang of wordt direct gepland wanneer hier behoefte aan is. Dit is mogelijk omdat het een erg klein team zal blijven.

Daarnaast moet communicatie met de belanghebbenden plaatsvinden. Omdat dit vooral in het begin van het project van belang is, zal ik dit uitvoeren.

Gebruikers

Contactmomenten met gebruikers gedurende het project plaats in de iteraties:

1. Empathize: ervaringen van gebruikers ophalen,
   Testen: het storyboard getest op beleving en herkenning.
2. Empathize: gebruikers vragen hoe zij graag dit soort belevingen willen ervaren.
   Testen: het visuele ontwerp dat op deze inzichten wordt gebouwd, wordt gedeeld met de gebruikers om te testen of dit hen aanspreekt.
3. Empathize: deze iteratie wordt de beleving verder uit te diepen. Hierbij is de rol van de gebruikers kleiner, omdat ik al veel over hen weet.
   Testen: het prototype wordt aan het einde van deze iteratie uitgebreid getest, omdat dit het te overdragen product is en volledig getest moet zijn.

Psychologen

Als belangrijkste stakeholder ben ik vooral benieuwd naar hun kennis, gebruikte oplossingen en ideeën over nieuwe, interactieve oplossingen in de iteraties:

1. Empathize: informatie ophalen.
   Testen: mijn bevindingen d.m.v. de storyboards valideren.
2. Empathize: hier zal ik me meer focussen op gebruikers, niet de psychologen.
   Testen: Ik laat ze het concept testen, om zeker te zijn dat ik de eisen en kennis van deze groep niet uit het oog verlies.
3. Testen: controleren of ik hun kennis en oplossingen juist heb verwerkt.

Risico's

Kwaliteit

Omdat het een individueel project is, bestaat de kans dat een essentieel onderdeel van de ervaring niet door mij ontwikkeld kan worden. Hiervoor heb ik anderen nodig, maar wellicht zijn die anderen niet beschikbaar. Hierdoor kan de aangegeven kwaliteit niet worden gehaald. Dit kan kleine tot grote impact hebben, afhankelijk van het onderdeel waarvan de kwaliteit niet wordt gehaald. Er is gelukkig veel hulp online in de vorm van tutorials en fora om aan de nodige kennis en oplossingen te komen. Mocht dit niet voldoende zijn. helpt het om het idee te delen met vrienden, familie en medestudenten. Als deze mensen al enthousiast zijn voor het project, zullen zij meer bereid zijn te helpen of kennis te delen. Hierdoor wordt de kans kleiner dat het hierop misloopt.

Tijd

Een planning biedt houvast, maar zorgt ook voor onzekerheid. Het is namelijk niet zeker dat de geplande activiteiten binnen de planning te volbrengen zijn. Door bij elke projectfase te plannen en te reflecteren, bied ik mezelf de ruimte om in de planning te schuiven. Zo nodig zal de laatste periode van bug fixing korter duren, waardoor het project met verminderde kwaliteit de eindstreep haalt. Het doel is een speelbaar prototype tonen. Dit foutloos leveren is de wens, maar geen harde eis.